Se sei un utente Gmail alla ricerca di modi per semplificare la gestione della tua casella di posta elettronica, probabilmente avrai sentito parlare delle regole. Creare una regola su Gmail significa automatizzare l’organizzazione del tuo account, consentendoti di gestire le tue email in modo più efficiente. In questo articolo, ti spiegheremo tutto ciò che devi sapere su come creare una regola su Gmail in modo facile e veloce.
Se utilizzi Gmail per la tua posta elettronica, avrai probabilmente notato che alcune email sono più importanti di altre. Tuttavia, con il flusso costante di messaggi che riceviamo ogni giorno, può essere difficile tenere traccia delle email che richiedono la tua attenzione immediata.
Ecco perché creare una regola su Gmail può essere così utile. Con una regola personalizzata, puoi automatizzare il processo di filtraggio delle email in entrata e garantire che le tue email importanti raggiungano la tua casella di posta in arrivo principale. Ad esempio, puoi etichettare tutte le mail provenienti dal tuo capo o dai tuoi colleghi in modo da poterle identificare facilmente e dargli la priorità che meritano. Oppure, puoi spostare automaticamente le email promozionali o le newsletter in una cartella separata, così da non intasare inutilmente la scheda inbox. E se te lo stai chiedendo, con le regole Gmail puoi anche creare un filtro per bloccare un mittente specifico.
Ma come puoi creare una regola su Gmail? In questo tutorial, ti mostreremo passo passo come farlo da zero o partendo da un messaggio di posta esistente. Continua a leggere per scoprire come puoi semplificare la gestione della tua posta elettronica con Gmail!
Come creare una regola su Gmail da zero
Puoi creare una regola da zero su Gmail impostando un filtro di ricerca. Per farlo, apri Gmail e clicca sull’icona delle opzioni di ricerca che si trova nel campo di ricerca in alto.
Con tutte le opzioni di ricerca aperte, imposta uno o più criteri per la nuova regola:
- Da: per specificare uno o più mittenti specifici.
- A: per specificare uno o più destinatari specifici.
- Oggetto: per specificare il testo parziale o completo nella riga dell’oggetto del messaggio.
- Contiene le parole: per filtrare i messaggi in base a parole specifiche trovate nel corpo dell’email.
- Non contiene: per filtrare i messaggi in base a parole specifiche che non si trovano nel corpo.
- Dimensione: per filtrare i messaggi in base alla dimensione/peso, maggiore o minore di una misura di riferimento specifica.
- Intervallo: per filtrare i messaggi in base a quando sono stati inviati. Sono disponibili diversi intervalli predefiniti.
- Cerca: per limitare il filtro a cartelle o etichette specifiche oppure specificare una ricerca su tutta la casella di posta.
- Contiene allegato: per applicare la regola solo ai messaggi che contengono file allegati.
- Non includere le chat: per applicare la regola solo alle email; non alle conversazioni.
Dopo aver impostato correttamente i parametri necessari, premi su Crea filtro per proseguire con la creazione della regola o premi su Cerca per visualizzare quali messaggi soddisfano i criteri specificati.
Metti la spunta sull’opzione che corrisponde al comportamento che desideri applicare a questa regola. Ad esempio, seleziona la casella Elimina se vuoi che le mail di un determinato mittente (specificato precedentemente nella sezione “Da”) finiscano direttamente nel cestino. Oppure, seleziona la casella Ignora Posta in arrivo (Archivia) per creare la posta archiviata di Gmail. Premi su Crea filtro per attivare la nuova regola.
Come creare una regola Gmail da una mail ricevuta
Quando ricevi un messaggio di posta elettronica che desideri spostare automaticamente in un’altra cartella, contrassegnare come già letto o eliminare, crea una regola direttamente dal messaggio appena ricevuto.
Per creare una regola da una mail esistente, apri Gmail nel tuo browser web preferito, quindi metti la spunta accanto al messaggio che rispetta i criteri per la nuova regola. Puoi selezionare anche più messaggi. Terminata la selezione, premi sui tre puntini (⋮) in alto a destra sulla barra degli strumenti di Gmail e scegli Filtra i messaggi di questo tipo.
Come visto sopra, ora dovrai impostare i criteri da applicare alla nuova regola. Alcune opzioni potrebbero essere precompilate con i dettagli del messaggio selezionato, per renderti il lavoro più semplice. Premi su Crea Filtro.
Metti la spunta accanto alla casella di controllo che corrisponde alle azioni che desideri impostare in questa regola. Tra le opzioni disponibili troviamo Segna come già letto, Elimina o Applica l’etichetta (per spostare la posta direttamente in una cartella). Clicca su Crea filtro per attivare la nuova regola.
Come gestire (eliminare o modificare) una regola Gmail
In qualsiasi momento puoi visualizzare le regole impostate sul tuo account di posta Gmail aprendo il servizio da browser, cliccando sull‘icona a forma di ingranaggio e proseguendo in Visualizza tutte le impostazioni. Entrando nella scheda Filtri e indirizzi bloccati puoi scegliere se apportare una modifica alla regola (Modifica) o se eliminarla (Elimina).
Conclusioni
La creazione di una regola su Gmail è un processo facile e veloce che ti consente di risparmiare tempo prezioso, evitando distrazioni e disordine inutile. Ricordati di utilizzare questa funzione, soprattutto se hai molti messaggi da gestire ogni giorno.
Altre guide su Gmail le trovi nella nostra sezione dedicata. Per tutti i dubbi o i problemi con questo tutorial, lascia un commento qui sotto.
