WhatsApp Business è un ottimo strumento per comunicare con i clienti, ma può essere fastidioso dover controllare continuamente se qualcuno ha scritto o perdere tempo dietro alle solite risposte. Per fortuna, WhatsApp Business permette di creare una risposta automatica per ogni cosa. Ecco come fare.
Una delle differenze tra WhatsApp consumer e WhatsApp per le aziende (business) è la possibilità di creare messaggi preimpostati da poter usare come risposte automatiche. Questo può tornare utile per diversi motivi:
- non devi preoccuparti di controllare continuamente l’arrivo di nuovi messaggi;
- il cliente non si sente trascurato. Probabilmente attenderà la tua risposta;
- puoi rispondere con più velocità ai tuoi clienti;
- contribuisce a fornire alla tua attività un’aria professionale e seria.
Di seguito vedremo quali risposte automatiche puoi creare e qualche esempio da cui prendere spunto.
Quali messaggi programmati puoi creare
Puoi creare tre differenti risposte automatiche:
- Messaggio di assenza: per rispondere con un messaggio automatico quando non sei disponibile.
- Messaggio di benvenuto: per accogliere i clienti che ti scrivono per la prima volta, o dopo 14 giorni dall’ultimo vostro contatto.
- Risposte automatiche: risposte rapide e predefinite che ti consentono di rispondere con velocità ai tuoi clienti.
Per ogni risposta automatica che puoi creare su WhatsApp Business, dovrai seguire passaggi diversi. Leggi oltre per scoprire tutti i dettagli.
Messaggio di assenza
Se vuoi creare una risposta automatica per informare i tuoi clienti che al momento non sei disponibile, dovrai creare un messaggio di assenza seguendo questi passaggi:
- Avvia WhatsApp Business.
- Vai in Altre opzioni > Strumenti attività > Messaggio d’assenza.
- Attiva Invia messaggio d’assenza.
- Alla voce Messaggio, modifica il testo come meglio credi e clicca su Ok.
- Premi su Orario per programmare il tuo messaggio d’assenza tra le diverse opzioni:
- in qualsiasi momento;
- in orari e periodi personalizzati;
- solo quando l’attività è chiusa (valido se hai impostato gli orari di apertura nel tuo profilo).
- Premi su Destinatari per specificare chi deve ricevere il messaggio:
- Tutti (per inviarlo a tutti quelli che ti scrivono);
- Tutti quelli non in rubrica (per inviarlo ai nuovi clienti, che non sono nella tua rubrica);
- Tutti tranne… (per inviarlo a tutti tranne ad alcuni clienti che selezioni);
- Invia solo a… (per inviarlo solo ai clienti selezionati).
- Premi Salva per concludere l’operazione.
Esempi messaggi d’assenza
Ecco alcuni esempi di messaggi di assenza che puoi utilizzare su WhatsApp Business:
- Ciao! Al momento siamo lontani dal nostro ufficio. Ti risponderemo il prima possibile.
- 🫣 Oh! Siamo nel nostro orario di chiusura. Risponderemo al tuo messaggio domani.
- Ciao! Grazie per averci contattato. Al momento non siamo disponibili. Riceverai una risposta appena torneremo online.
- Ciao, grazie per averci contattato. Al momento siamo chiusi. Accettiamo ordini dal Lunedì al Venerdì dalle ore [orario].
- Ciao, al momento non siamo disponibili. Ti ricontatteremo in orario di apertura [orario tua attività]. Grazie per averci scritto.
- Ciao e benvenuto! Al momento non siamo disponibili (ma non preoccuparti, torneremo presto!). Nell’attesa, sfoglia il nostro sito [url sito] o vieni a trovarci su Facebook [url o nome pagina Facebook].
Messaggio di benvenuto
Accogli i tuoi potenziali clienti con un messaggio di benvenuto. Ecco come crearne uno:
- Avvia WhatsApp Business.
- Vai in Altre opzioni > Strumenti attività > Messaggio di benvenuto.
- Attiva Invia messaggio di benvenuto.
- Alla voce Messaggio, modifica il testo come meglio credi e clicca su Ok.
- Premi su Destinatari per specificare chi deve ricevere il messaggio:
- Tutti (per inviarlo a tutti quelli che ti scrivono);
- Tutti quelli non in rubrica (per inviarlo ai nuovi clienti, che non sono nella tua rubrica);
- Tutti tranne… (per inviarlo a tutti tranne ad alcuni clienti che selezioni);
- Invia solo a…. (per inviarlo solo ai clienti selezionati).
- Premi Salva per concludere l’operazione.
Esempi messaggi benvenuto
Il messaggio di benvenuto è il primo messaggio che i tuoi clienti riceveranno dal tuo account WhatsApp Business. Questo lo rende una grande opportunità per fare una buona prima impressione e dare il tono alle interazioni future. Nel messaggio puoi anche fornire informazioni utili, come orari di lavoro o dettagli di contatto. Puoi persino usarli per offrire sconti o promozioni per incoraggiare i clienti a continuare a utilizzare il tuo servizio.
Ecco qualche esempio da cui puoi prendere spunto:
- Ciao! [Nome attività] ti dà il benvenuto. Come possiamo esserti utili?
- Ciao! [Nome attività] ti dà il benvenuto. Abbiamo [merce che vendi] adatte a tutte le occasioni. Vuoi vedere il nostro catalogo?
- Ciao! Benvenuto nel nostro account WhatsApp Business. Come possiamo aiutarti?
- 👋 Ciao, grazie per averci contattato. Cosa stai cercando?
- Grazie per averci contattato! Come possiamo aiutarti oggi?
- Ciao! Siamo felici di averti qui. Attualmente sono in corso le offerte speciali (sconti fino al 40% 🤯). Vuoi sfogliare il nostro catalogo?
- Ciao! [Nome attività] offre servizi di [servizio1], [servizio2], [servizio3] con professionalità da oltre [anni di attività]. Possiamo esserti utili in qualche modo?
- Ciao e Benvenuto. Vuoi ordinare [merce che vendi]?
- Ciao! Siamo felici di averti qui. Per favore, facci sapere come possiamo esserti di aiuto.
- Ciao! Hai bisogno di fissare un appuntamento? Ti ricordiamo che siamo aperti da [giorni di apertura] dalle [orari di apertura].
Risposte automatiche
Le risposte rapide sono un ottimo modo per risparmiare tempo quando rispondi a domande comuni su WhatsApp Business. Puoi creare fino a 50 risposte rapide alla volta. Ecco come iniziare a creare risposte rapide automatiche:
- Avvia WhatsApp Business.
- Vai in Altre opzioni > Strumenti attività > Risposte rapide.
- Premi su Aggiungi (+).
- Premi su Inserisci messaggio e crea il messaggio che desideri.
- Imposta un collegamento rapido da tastiera.
- Premi Salva.
Per usare una risposta rapida, digita “/” nel campo di testo. Vedrai apparire tutte le risposte rapide predefinite. Seleziona la risposta rapida che desideri. Il messaggio verrà automaticamente inserito nel campo di testo. Modifica il messaggio o premi Invia per mandarlo al cliente.
Esempi risposte rapide
Quando stai cercando di creare delle risposte automatiche, basati sulle domande che spesso i tuoi clienti ti pongono e cosa potrebbe essere utile sapere.
Ad esempio, creare una risposta automatica con gli orari potrebbe tornarti utile. Anche creare una messaggio con l’indirizzo del tuo negozio o con i costi e le modalità di spedizione.
Puoi anche aggiungere emoji alle tue risposte rapide, per rendere più chiara, ordinata e meno formale la risposta.
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Conclusioni
Questo è tutto! Ora sai come creare risposte automatiche su WhatsApp Business, oltre ad alcuni esempi di come utilizzarle. Se hai domande, sentiti libero di lasciare un commento qui sotto. E se hai trovato utile questo articolo, condividilo con i tuoi amici e follower.
