Su Google Meet è possibile programmare una riunione indicando un giorno e un’orario preciso.
Si tratta di una funzione molto semplice che si può effettuare sia da smartphone che da computer. Di seguito vi mostriamo tutti i passaggi nel dettaglio.
Prima di iniziare: assicuratevi di avere un account Google (lo stesso che serve per YouTube, per il Play Store e per tutti gli altri servizi dell’azienda). L’account Google si può creare gratuitamente a questa pagina.
Di seguito troverete i passaggi dettagliati su come creare una riunione su Meet da smartphone e da computer. Se riscontrate problemi, lasciate un commento a fondo articolo e cercheremo di aiutarvi.
Come programmare una riunione su Meet da Smartphone
Il modo più semplice per creare una riunione programmata su Meet consiste nell’utilizzare l’app Calendar di Google, gratis per Android e iOS:
Una volta installata e aperta l’app, tutto quello che bisogna fare è cliccare sul simbolo + posto in basso a destra ▽
Procedete cliccando su Evento ▽
La prossima schermata vi permette di personalizzare tutti gli aspetti della riunione che intendete creare. Iniziate cliccando su Aggiungi Titolo e inserite il titolo della riunione es: Meeting 1.
Passate poi ad impostare giorno e orario di inizio e di fine della riunione.
Cliccando sopra a tutte le voci sarete in grado di modificarle in base alle vostre esigenze, procedete dunque indicando giorno di inizio (1), ora di inizio (2), giorno di fine (3) e orario di fine (4).
Potete anche cliccare sull’icona a forma di Mondo e specificare un Paese o un fuso orario. Se la riunione si ripeterà con gli stessi orari anche nei giorni a seguire, cliccate su “Non si ripete” e scegliete una voce tra quelle disponibili.
Passiamo ora ad aggiungere persone alla riunione. Anche in questo caso l’operazione è semplicissima: cliccate su Aggiungi Persone e iniziate a scrivere le mail dei contatti che desiderate invitare al vostro meeting ▽
Durante la vostra cernita, potete anche scegliere se dare o meno il permesso agli invitati di aggiungere altre persone. Terminato l’elenco dei partecipanti, cliccate su Fine per tornare nella pagina precedente. Nota: in questa fase vi verrà chiesto se intendete mandare una mail di avviso per tutti i partecipanti, è consigliato accettare.
Potete anche specificare una posizione, basterà semplicemente premere su “Aggiungi posizione“.
Per impostazione predefinita troviamo anche un avviso che serve a non dimenticarsi della riunione. L’avviso è impostato 30 minuti prima della riunione, potete aggiungere altri avvisi (per notifica o per mail) cliccando su Aggiungi Notifica, o in alternativa cliccare sulla X accanto a 30 minuti prima per eliminare ogni genere di avviso.
Proseguendo oltre nella schermata, cliccate su Aggiungi Conferenza: questo passaggio è importantissimo, solo in questo modo avrete creato una riunione pianificata su Google Meet! ▽
Procedete oltre e scegliete un colore che identifichi la videoconferenza e, se volete, anche una descrizione e degli allegati.
Finalmente è tutto pronto? Cliccate sul tasto Salva presente in alto a destra.
Nel vostro calendario visualizzerete ora la riunione e cliccandoci sopra vedrete già il link associato alla vostra videochiamata su Meet ▽
Quando sarà arrivato il giorno e l’orario della riunione, riceverete una notifica ▽
Per iniziare la riunione vi basta semplicemente aprire l’app Google Meet e cliccare sul tasto verde con scritto Partecipa ▽
Ecco fatto. Seguendo questi passaggi avrete creato una riunione su Meet da smartphone. Leggete oltre per scoprire come fare da computer.
Come creare una riunione programmata su Meet da PC
Anche in questo caso il metodo più efficace e professionale per creare una riunione programmata su Meet è ricorrere a Calendario di Google. Non esiste un’app desktop ma è possibile collegarsi al servizio tramite browser al seguente link:
Accedete immettendo le credenziali del vostro account Google e procedete cliccando sul tasto + Crea. Ora, pressapoco al centro della schermata, apparirà una finestrella dove poter impostare tutti i dettagli della riunione.
Denominate la vostra riunione e passate ad indicare giorno di inizio (1), ora di inizio (2), orario di fine (3) e giorno di fine (4).
Fate click su Aggiungi invitati ed inserite gli indirizzi mail dei partecipanti. Anche in questo caso non dimenticatevi di cliccare sulla voce Aggiungi Conferenza di Google Meet, solo in questo modo avrete creato una riunione programmata su Meet ▽
Una volta premuto su Aggiungi Conferenza di Google Meet, comparirà direttamente il link con il codice riunione e il tasto “copia” per copiare e inviare le informazioni ▽
Procedete oltre nella schermata e, se volete, aggiungete una descrizione ed anche degli allegati. Se la riunione si ripete ciclicamente o se volete aggiungere informazioni (fuso orario, notifiche avviso ecc) premete su “Altre informazioni“.
Terminati tutti questi passaggi, fare click su Salva in basso a destra.
Nel vostro calendario visualizzerete ora la riunione e cliccandoci sopra vedrete tutte le informazioni al riguardo come il link associato alla videochiamata, l’orario e il giorno di inizio e di fine e tutte le specifiche che avete indicato in fase di creazione.
Quando arriverà il giorno e l’ora della riunione, riceverete una notifica. Aprendo Meet (a questo indirizzo o dall’app iOS e Android) e cliccando su Partecipa avrà inizio la vostra videoconferenza.
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Leggere anche: come registrare una riunione su Meet.
